Како ваше пословање расте, писање формалних пословних извештаја је неизбежно. Ови извештаји су више од бројева и чињеница. Они су заштитно лице ваше компаније и морају бити професионални и добро написани како би оставили најбољи утисак. Без обзира на садржај или публику, постоји основна метода коју можете следити да бисте креирали свој извештај.
7 корака за писање пословног извештаја
Успешни извештаји захтевају планирање тако да информације можете јасно пренети. Ако ваша компанија у евиденцији има претходне извештаје о пословању које је сматрала успешним, прегледајте их да бисте стекли представу о томе шта можда траже. Без обзира да ли су доступни примери претходних извештаја, следите ове кораке приликом креирања пословног извештаја.
повезани чланци- Основни прибор за пословне канцеларије
- Улога административног асистента
- Мемо Лаиоут
1. Одредите сврху извештаја
Постоји много врста пословних извештаја. Први корак је утврдити зашто пишете извештај. Да ли је овај извештај за одбор компаније? Да ли јегодишњи финансијски извештајза акционаре? Да ли пишете аизвештај за процену запосленог? Да ли јеизвештај о инцидентуповезане са незгодом на радном месту? Разумевање разлога за извештај помаже вам да одаберете потребне информације за предвиђену публику.
како уклонити накупине у коси
2. Идентификујте и прилагодите се публици
Ваш стил писања треба да поштује вашу публику. Образовни ниво писања треба да одговара онима који ће читати извештај. Запослени можда неће требати све податке који су потребни руководиоцима компаније. Спољној организацији можда неће требати приступ било којим информацијама које ваша компанија сматра класификованим. Извештај може ићи истовремено више публика; можда ћете морати укључити бриге сваке групе у једну или можда написати више верзија да бисте се фокусирали на сваку публику.
3. Окупите и организујте истраживање
Прикупите све податке који ће бити обухваћени извештајем. То може укључивати неколико ствари:
- Извештаји о продаји
- Пројекције
- Извештаји о посећености
- Трошкови
- Финансијски извештаји
- Статистика производње
Можда ће бити потребно да прикупите додатне податке, као што су интервјуи,анализа купаца, или информације о конкурентима за потпунији приказ. Још једна ствар коју треба запамтити је да ћете морати да објасните методе и поступке које сте користили за прикупљање података. Ово додаје веродостојност налазима и омогућава читаоцима да верују у ваше податке.
4. Урадите анализу
У овом тренутку морате узети податке које имате и све то смислити. Већ сте утврдили разлоге за писање овог извештаја - сада бисте требали узети податке и покушати да их адресирате. Протумачите податке, разумејте шта ти подаци значе и како могу бити корисни за читаоце. На која питања одговарају подаци?
претражите све странице за проналажење партнера одједном
- Тхеанализаје кључни део пословног извештаја; требали бисте бити у могућности да понудите закључке и препоруке користећи ову анализу. На пример, у случају проширења, желели бисте да процените трошкове проширења и колики би се приход могао очекивати. Такође бисте размотрили разлоге за ширење попут повећања потражње и дугорочних циљева за компанију, као и релевантне снаге, слабости, могућности и претње путемСВОТ анализа.
- Да бисте лакше читали, можда ћете морати да направите графиконе, табеле или графиконе за своје податке и анализу. Ово читатељима даје бројеве или тачке у једноставној форми; може вам помоћи и ако уз извештај морате да направите дијапозитив.
5. Форматирајте извештај
Након што обавите истраживање и анализирате податке, следећи корак је форматирање извештаја. Већина пословних извештаја садржи одређене одељке; можете развитиобрискоји укључује податке из сваког од ових делова.
- Резиме - Ово је резиме кључних тачака извештаја, укључујући препоруке.
- Увод - Ово детаљно описује зашто се пише извештај.
- Налази / подаци - Садржи истраживање, анализу и све графиконе и графиконе.
- Закључци - Овај одељак садржи резиме одељка са налазима.
- Препорука с - Који су предлози засновани на налазима и закључцима у извештају?
Када креирате структуру, требало би да направите листу важних тема и подтема, а затим их организујете у логичан редослед. Већина извештаја најбоље функционише са организацијом подтеме, али користите други формат ако то више одговара вашим подацима.
6. Запишите
Користећи свој оквир као оквир, тада можете да напишете оквирни нацрт извештаја користећи информације које сте истражили или анализирали. Циљ је да своје мисли и кључне поенте забележите на папиру - ова верзија још увек не мора бити граматички савршена или правилно форматирана. Папир можете накнадно уредити.
7. Прегледајте главне тачке у сажетку
Сажетак се може написати последњи као скраћена верзија целокупног извештаја; многи људи чекају док се рад не заврши пре писања овог прегледа. Овај резиме треба да садржи:
- Кратка изјава о сврси извештаја : Пример за почетак могао би бити: „Наша компанија жели да прошири своје пословање на нове територије. Овај извештај преиспитује наше тренутне могућности и шта би било потребно за прелазак на додатна подручја. '
- Важне основне информације : Пример основних информација могао би бити: „Компанија КСИЗ тренутно продаје производе и услуге у три државе и запошљава 300 људи. Свака додатна додата држава захтевала би 500.000 долара капитала и 75 додатних радника. '
- Кључни налази или подаци : Користећи информације које сте укључили у свој извештај, требало би да укажете на кључне анализе које желите да читалац зна. На пример: „Да би се проширила у додатне 2 државе, компанија КСИЗ би требало да запосли још 150 радника и изгради 2 нове фабрике. Предвиђа се да ће свака фабрика доносити 750.000 долара прихода прве године након завршетка. '
- Кључни закључци : У овом одељку треба да резимирате шта говоре налази. На пример, било би важно рећи: „За постављање потребних предмета потребни су милион долара капиталних трошкова и три месеца за завршетак изградње. Предвиђени приходи од овог ширења су 1,5 милиона долара. '
- Најважније препоруке : Укључите препоруке. Шта компанија треба да уради са информацијама које сте изнели у извештају? Пример је „Компанија КСИЗ би требало да планира да се прошири на 2 државе и издвоји милион долара за очекивану изградњу“.
Сажетак треба да садржи довољно информација о томе где би заузети руководилац могао прочитати тај део извештаја и имати добру представу о самом раду. У неким случајевима извршни сажетак може бити све што се прочита. У идеалном случају, сажетак треба да има дужину странице или мање. Прегледајте овопример сажетакза смернице.
Уобичајени проблеми у пословном извештају које треба избегавати
Постоје нека општа питања која треба избегавати приликом писања пословног извештаја.
- Пази како причаш: Држите језик формалним да бисте одржали исправност.
- Ријеч: Будите концизни. Не употребљавајте десет речи ако две хоће.
- Превише жаргона: Не користите га ако можете да га избегнете. Ако морате да користите жаргон, онда термин дефинишите први пут када га користите.
Уверите се да је ваш извештај гладак и да се подаци, закључци и препоруке уклапају једни у друге. Читалац би требао бити у могућности да прати образложење које показује како сте дошли до ваших коначних тачака.
трајни образац општег пуномоћја
Попуњавање ефикасног извештаја
По завршетку првог нацрта, време је за ревизију. Лектура ће имати користи за све пословне извештаје.Лектураизвештај вам помаже да напишете ефикасан извештај који постиже циљеве ваше организације. Не журите и припазите на детаље и можете писати ефикасне и професионалне пословне извештаје.
